Admin sales adalah suatu posisi pekerjaan pada perusahaan distribusi yang bertugas memproses segala transaksi penjualan. Di lain sisi, admin sales juga merupakan suatu posisi di sebuah perusahaan yang bergerak di bidang distribusi, yang memiliki tanggung jawab secara administratif terhadap aktivitas penjualan yang dilakukan oleh sales. Posisi ini juga kerap disebut sebagai administrasi sales, sales Admin, atau sales support.

Dilansir dari laman Better Team, Jobdesk admin sales adalah memproses pesanan dari tim marketing hingga menjadi faktur penjualan. Karena perusahaan distribusi barang selalu berkaitan dengan aktivitas penjualan, sehingga aktivitas tersebut harus dibantu oleh bagian lain meliputi: tim marketing dan admin untuk memenuhi target omzetnya. Jobdesk admin sales juga termasuk memproses pesanan pelanggan, yang mana pelanggan tersebut memesan melalui tim marketing bisa itu sales canvasser, sales TO (Taking Order), dan sebagainya.

Tugas Umum Sales Admin

Selain yang sudah disebutkan sebelumnya, ada beberapa jobdesk admin sales yang harus dikerjakan. Berikut ini adalah daftar jobdesk admin sales apabila sobat cashplus berniat untuk bekerja dengan profesi ini.

Membantu Penjualan di Perusahaan

Penjualan suatu jasa atau barang di suatu perusahaan selain dilakukan oleh sales juga dilakukan oleh admin sales. Mereka turut melakukan penjualan langsung kepada pelanggan dengan bekerjasama dengan tim pemasaran dan tim sales. Selain itu, profesi ini juga tetap akan mengerjakan jobdesk admin sales dengan mengejar target penjualan setiap harinya. Lebih jauh, seorang admin sales harus mampu dalam menjaga harga jual yang ditentukan perusahaan meskipun terdapat tawar menawar dari pihak pelanggan.

Mengurusi Hal yang Berkaitan dengan Pelanggan

Seorang admin sales juga harus mampu menjawab permintaan dan pertanyaan dari pelanggan-pelanggannya, baik secara langsung maupun sambungan telepon. Lebih lanjut, berkaitan dengan jobdesk admin sales mereka harus membuat pesanan pelanggan dan terus memperbaharui status pemesanan secara berkala. Jobdesk admin sales yang dikerjakan ini akan mampu mengembangkan hubungan baik dengan pelanggan, karena barang dan jasa yang dijual akan semakin diminati oleh para pelanggan. Hal ini lah yang umumnya dikerjakan oleh seorang admin sales selama seharian bekerja.

Membuat Laporan

Jobdesk admin sales berikutnya adalah menyusun laporan dari setiap target penjualan yang sudah tercapai. Data penjualan nantinya akan dilakukan perekapan lalu diarsipkan. Setelah itu, data ini pun akan dibuatkan laporan penjualan yang akan diserahkan ke pihak-pihak yang membutuhkan laporan penjualan tersebut. Laporan yang ditetapkan pada admin sales umumnya merupakan laporan berjangka. Mulai dari laporan harian, laporan mingguan, laporan bulanan, hingga laporan tahunan. Laporan yang telah rampung dibuat kemudian akan memperlihatkan tingkat penjualan produk perusahaan tersebut di tengah-tengah masyarakat.

Mengatur Kebutuhan Tim

Admin sales juga berkewajiban untuk mengatur kebutuhan tim penjualan atau sales. Tugas ini hampir serupa dengan tugas manajer pada sebuah perusahaan lantaran mengharuskan untuk mengatur semua kebutuhan tim penjualan. Semua keperluan sales sebelum terjun ke lapangan harus sudah disiapkan oleh admin sales. Di samping itu, admin sales wajib mengatur jadwal temu sales dengan calon pelanggan atau pelanggan setia perusahaan. Biasanya ia juga diharuskan mempersiapkan bahan presentasi yang akan ditunjukkan kepada calon pelanggan atau pelanggan tetap serta mempersiapkan informasi tambahan terkait produk yang akan dijual.

Tugas Khusus Seorang Sales Admin

Perusahaan umumnya telah secara khusus menetapkan jobdesk admin sales yang harus diselesaikan setiap harinya. Tugas khusus tersebut termasuk menangani invoice penjualan, pemeriksaan kelengkapan input pemesanan dari pelanggan, melakukan penagihan pembayaran, dan penyimpanan catatan penjualan serta data pelanggan. Selain jobdesk khusus tersebut, admin sales juga harus memastikan bahwa seluruh pemesanan yang dilakukan bisa berjalan baik dengan dan melakukan koordinasi dengan divisi logistik untuk mengecek pengiriman bisa dilakukan tepat. Kemudian, seorang admin sales juga wajib melaporkan apabila ada hal ganjil, juga memahami tiap fitur pada produk yang dijual.

Skill yang Dibutuhkan Admin Sales

Melihat jobdesk sales admin yang cukup banyak. Maka dari itu seorang sales admin diharuskan memiliki beberapa skill atau keahlian. Berikut ini beberapa skill yang dibutuhkan oleh seorang sales admin.

Mampu mengerjakan beberapa hal (multitasking)

Dengan berbagai banyak hal yang menjadi jobdesk admin sales maka dibutuhkan kemampuan untuk mengerjakan beberapa pekerjaan secara cepat dalam waktu yang singkat. Skill ini wajib dimiliki oleh seorang sales admin. Jika tidak, maka sales admin akan kewalahan dalam memenuhi tanggung jawab dalam pekerjaannya. Untuk bisa menunjang skill ini, sales admin harus mampu untuk bekerja sama dengan tim lain, berdedikasi tinggi dan terbiasa dalam memahami berbagai bentuk data penjualan, baik kualitatif maupun kuantitatif.

Komunikasi yang baik

Disebabkan pekerjaannya berhubungan langsung dengan calon pelanggan atau pelanggan, maka kemampuan/skill komunikasi yang baik seorang admin sales menjadi salah satu dasar yang harus dimiliki.

Ketelitian dan fokus

Seperti yang telah umum diketahui, seorang admin sales diwajibkan untuk mampu multitasking. Selain multitasking, admin sales pun juga harus fokus dan teliti. Sehingga pekerjaan yang dilakukan secara cepat dalam waktu singkat tidak sekadar hanya selesai, tetapi juga benar dan tepat. Kesalahan dalam pekerjaan seorang admin sales dapat mempengaruhi seluruh proses penjualan, bahkan juga mengacaukan tindak lanjut penjualan. Maka, ketelitian dan fokus yang tinggi pada seorang admin sales akan mengurangi dampak kerugian yang dialami perusahaan.

Pencatatan data (Data Entry)

Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, peran dan tanggung jawab admin sales juga akan berhubungan dengan banyak data-data penjualan. Demi bisa menyelesaikan pengolahan data secara cepat dan tepat ini, admin sales diharuskan terbiasa untuk membuat pencatatan data yang berbasis kualitatif maupun kuantitatif. Kemampuan dalam mencatat data yang mumpuni akan membantu admin sales bisa melakukan pekerjaannya lebih cepat dan manajemen waktu kerja administrasi penjualan tetap terjaga.

Demikian penjelasan seputar jobdesk admin sales. Jadi yakin sobat cashplus ingin menjalani pekerjaan ini?

Yuk Download Aplikasi Cashplus di Google Playstore Klik Disini!